Quy trình SOP — viết ra để người mới làm đúng như người cũ
Quy trình không phải tài liệu để trưng. Đó là cách một việc được làm đúng ngay cả khi người giỏi nhất đang bận. Với một doanh nghiệp thương mại, số đơn nhiều và vòng đời mỗi đơn ngắn, nên quy trình viết ra giúp được nhiều hơn so với những ngành mỗi năm vài chục hợp đồng.
Một quy trình gồm sáu trường — thiếu trường nào là người đọc phải hỏi lại
Chúng tôi giữ đúng sáu trường này cho mọi quy trình, để người mới đọc là làm được và AI đọc là nhắc được. Quy trình dài hay ngắn không quan trọng bằng việc đủ sáu trường.
Bộ quy trình phủ tám khâu — viết theo đợt, không viết một lần cho hết
Đây là tám khâu chung của một doanh nghiệp thương mại trong hệ sinh thái kiến trúc và xây dựng. Bấm từng ô để xem quy trình của khâu ấy trả lời câu gì.
Ghi khách vào sổ kèm kênh và người chăm. Chỗ phải dừng: khách đã có người chăm ở kênh khác.
Tra danh mục hàng theo loại công trình và ngân sách; đề nghị mã thay thế khi mã chính hết hàng.
Lấy giá từ bảng đang hiệu lực của đúng kênh. Chỗ phải dừng: chiết khấu vượt mức đã định.
Xác nhận tồn trước khi hứa ngày giao. Chỗ phải dừng: tồn chưa được xác nhận mà khách đã giục.
Đơn khớp mã và quy cách; ai đối chiếu xác nhận, đối chiếu theo danh mục nào.
Đối chiếu số lượng và quy cách khi hàng về; lệch thì ghi rõ và ai quyết.
Danh mục kiểm tra trước khi điều xe: người nhận, giờ nhận, đường vào.
Đổi trả, bảo hành, và cách ghi lại để lần sau tra được khách đã lấy mã nào.
Cách viết — bốn nguyên tắc rút từ những quy trình thật sự được dùng
Quy trình sống ra sao sau khi viết xong
Người mới vào việc mở đúng quy trình của vai mình, làm theo, và biết chỗ nào phải hỏi.
Agent của phòng đọc quy trình, nhắc bước còn thiếu và dẫn đúng mã quy tắc khi gặp chỗ phải dừng.
Việc chưa có tiền lệ được hỏi, chốt, rồi ghi vào kho LUẬT 0 — quy trình được bổ sung ở lần soát kế.
Mỗi quy trình có ngày soát gần nhất và người ký. Bản hết phù hợp thì đánh dấu, giữ lại để biết vì sao trước đây làm thế.
Cửa vào
Bộ quy trình của doanh nghiệp anh chị bắt đầu từ phòng có nhiều việc lặp nhất, viết trong tuần 2 và làm dày ở tuần 4. Anh chị trả lời và ký, chúng tôi soạn và dựng.
Liên hệ — Hotline · Zalo · EmailĐây là bản khung. Cách làm từng khâu do người trong nghề của anh chị nói ra và ký.