About Me và Template — tầng vai của hệ thống
About Me là bản mô tả vai mà AI đọc trước khi trả lời bất cứ câu nào: mình là ai, phục vụ ai, được làm gì, và chỗ nào phải dừng lại hỏi người. Một bản gốc do người đứng đầu ký, mỗi phòng một bản kế thừa. Kèm theo là bộ template để mọi hồ sơ ra ngoài mang cùng một nhận diện.
Hai tầng — một bản gốc, mỗi phòng một bản kế thừa
Chúng tôi hay ví việc này với đưa một nhân sự mới vào công ty: trước khi giao việc, người ấy cần biết công ty là ai, phục vụ ai, điều gì công ty không bao giờ làm. About Me làm đúng việc ấy cho AI.
| Tầng | Ai ký | Chứa gì | Được sửa thế nào |
|---|---|---|---|
| Bản gốc | người đứng đầu | doanh nghiệp là ai, phục vụ khách nào, ba điều không bao giờ làm, cách xưng hô với khách | chỉ người đứng đầu sửa; mỗi lần sửa có ngày |
| Bản phòng | trưởng bộ phận | kế thừa trọn bản gốc, thêm việc của phòng: đọc kho nào, ngưỡng nào phải dừng | chỉ được chi tiết hơn bản gốc, không được nới rộng hơn |
Sáu trường của một bản About Me
Đường đi từ bản gốc tới Agent của phòng đầu tiên
Doanh nghiệp là ai, phục vụ khách nào, ba điều không bao giờ cho phép. Chúng tôi ghi lại bằng chính chữ của người đứng đầu.
Chúng tôi soạn theo sáu trường, gửi người đứng đầu đọc. Anh chị sửa bằng tiếng Việt thường, không cần cú pháp gì.
Bản gốc có chữ ký và ngày. Từ đây mọi bản phòng đều kế thừa bản này.
Phòng có nhiều việc lặp nhất, thường là Kinh doanh hoặc Kho vận. Trưởng bộ phận thêm năm quy tắc đầu tiên và duyệt bản của phòng mình.
Agent đọc bản phòng, đọc kho được phép, trả lời câu hỏi thật của phòng và dẫn đúng mã quy tắc. Không chắc thì dừng lại và dẫn quy tắc.
Một ca Agent phải dừng đúng chỗ, một ca Agent đề nghị mã thay thế còn hàng. Qua hai ca ấy mới coi là phòng đã có Agent.
Bộ template — mọi hồ sơ ra ngoài mang cùng một nhận diện
Song song với About Me, chúng tôi dựng bộ template để hồ sơ gửi khách của doanh nghiệp anh chị thống nhất từ trang bìa tới chữ ký.
Cửa vào
About Me gốc của doanh nghiệp anh chị được soạn trong tuần 1 và ký trong tuần 3; bản phòng đầu tiên đi cùng Agent đầu tiên ở tuần 2. Anh chị kể và ký, chúng tôi soạn và dựng.
Liên hệ — Hotline · Zalo · EmailĐây là bản khung. Bản gốc của doanh nghiệp anh chị do người đứng đầu ký, và anh chị sửa được bất cứ lúc nào bằng tiếng Việt thường.